«Я вчера согласовал». «Это была другая версия». «А клиенту уже отправили?» В этой переписке все могут добросовестно делать свою работу. Просто решение осталось в одном чате, файл в другом, а исправленная сумма появилась третьим сообщением.
Автоматизация согласования документов начинается с понятного маршрута. У конкретной версии должны быть ответственный, требуемое решение и следующий шаг. Тогда уведомление помогает продвинуть работу, а участники знают, какой документ разрешено использовать.
Ниже условный пример небольшой сервисной компании. Это предложенный порядок работы, который нужно проверить и согласовать внутри своей команды.
Зафиксируйте, что именно человек утверждает
Менеджер готовит коммерческое предложение на обслуживание офиса. Руководитель работ проверяет состав и возможность выполнить его в нужные даты. Сотрудник, отвечающий за расчёт, проверяет сумму. После этих решений менеджер отправляет предложение клиенту.
Фраза «посмотрите документ» оставляет участникам слишком много вариантов. Один прочитал текст, второй сверил цену, третий решил, что от него ждут только замечаний к оформлению.
В задании на согласование полезно назвать предмет решения:
Проверьте, можем ли выполнить перечисленные работы в указанные даты. Подтвердите эту версию или верните её с причиной и нужным исправлением.
Требование становится понятнее и для сотрудника, и для будущей автоматизации. До настройки обсудите, кто вправе принять это решение. Система сможет направить запрос, но назначить полномочия за компанию она не должна.
Сделайте маршрут короче настолько, насколько позволяет работа
Каждый дополнительный согласующий добавляет ожидание. Поэтому сначала запишите, какое решение требуется от каждого участника и при каких условиях он подключается.
В нашем условном процессе проверку состава работ и расчёта иногда можно начать параллельно. Но если стоимость рассчитывается только после окончательного состава, этапы придётся выполнять последовательно. Порядок следует из зависимости решений.
Для обычного предложения может хватить заранее утверждённого шаблона и одного ответственного. Нестандартные обязательства, новая услуга или отклонение от принятой цены могут потребовать отдельного решения. Какие именно условия запускают дополнительное согласование, определяет компания.
Если начало и конец пока неясны, сначала поможет описание бизнес-процесса. Для настройки достаточно разобрать один тип документа и его обычный путь вместе с исключениями.
Привяжите решение к версии
Пусть на проверку ушла версия 3. Ответственный подтвердил состав работ. Затем менеджер добавил ещё один выезд. Появилась версия 4, и прежнее решение уже не подтверждает новый состав.
Для такого случая заранее задайте правило повторной проверки. Если меняется существенное для решения поле, затронутый участник должен увидеть обновление и принять новое решение. Исправление опечатки и добавление обязательства могут обрабатываться по-разному, но различие должно быть явным.
В карточке согласования стоит хранить:
- Название документа, номер версии и ссылку на проверяемый файл.
- Предмет решения и человека, который его принимает.
- Результат: согласовано, возвращено на доработку или отклонено.
- Комментарий, время решения и следующий шаг.
Если сервис позволяет заменить файл по прежней ссылке, одной ссылки для истории недостаточно. Нужен способ сохранить именно согласованную версию: штатная история, фиксированный экземпляр или иной проверяемый механизм. Как он работает, нужно проверить в выбранном инструменте.
Возврат на доработку должен вести к действию
Комментарий «не подходит» отправляет менеджера выяснять причину заново. Полезнее указать, какой пункт изменить и что требуется для повторной проверки. После исправления документ возвращается нужному участнику с новой версией и пояснением.
Отдельно разберите отсутствие согласующего. Кто получает задачу, если человек в отпуске? Кто может изменить маршрут? Что произойдёт после истечения срока?
В предлагаемом процессе пропущенный срок создаёт напоминание или запрос на решение руководителю. Молчание не превращается в согласие. Если в компании допускается иной порядок, его нужно явно определить до настройки и проверить последствия для конкретных документов.
Как выбрать способ реализации
Для редкого простого согласования может хватить карточки задачи со ссылкой на фиксированную версию и явным решением ответственного. Когда документов больше, появляются ветвления и повторные проверки, имеет смысл рассмотреть отдельный процесс в действующей системе.
В Битрикс24 для согласования без подписания предусмотрены бизнес-процессы. На этот вариант прямо указывает официальная справка. Перед выбором нужно проверить доступность нужных возможностей в своём тарифе и на своём портале.
Маршрут, сохранение версий, права участников и возврат на доработку ещё потребуется настроить и испытать. Не считайте предложенные выше правила готовым поведением любого шаблона Битрикс24.
Также разделите внутреннее одобрение содержания и подписание документа. В компании могут существовать разные процедуры для коммерческого предложения, кадрового документа и договора с контрагентом. Юридически значимое подписание требует отдельного выбора подходящего процесса и проверки требований к документу.
Прогоните один документ по всему пути
Сделайте учебную копию без клиентских данных и проверьте четыре ситуации: обычное согласование, возврат с замечанием, изменение версии после одобрения и отсутствие ответственного. Во всех случаях участник должен суметь ответить, чей шаг сейчас ожидается и какой файл он проверяет.
Затем попробуйте небольшой рабочий объём. Смотрите, где документ ждёт решения, сколько раз возвращается без понятной причины и приходится ли искать действующую версию в переписке. Количество уведомлений само по себе ничего не говорит о скорости согласования.
Подготовку текста документа можно рассматривать отдельным этапом. Если реквизиты уже есть в заказе, полезен разбор генерации КП, договора и акта из данных заказа. Готовый файл всё равно должен пройти тот маршрут проверки, который требуется вашей работе.
В автоматизации процессов студия «дальше.» может начать с одного документа и его пути. Для первого разговора достаточно обезличенного примера: откуда он появляется, кто что решает и где сегодня приходится писать «посмотрите, пожалуйста» повторно.
