Шаблон ТЗ на интеграцию сайта с CRM

Скопируйте текст ниже или скачайте файл. Подсказки в квадратных скобках замените своими ответами. Это рабочая заготовка для согласования; готовые настройки и правила вашей компании в неё не подставлены.

ТЗ НА ПЕРЕДАЧУ ЗАЯВОК С САЙТА В CRM
Рабочая заготовка студии «дальше.»
https://dalshe-studio.ru/templates/site-crm-integration/

Сохраните копию и заполните на примере одной формы.
Неизвестное отметьте как вопрос для обсуждения.
Не вписывайте пароли, токены и реальные данные клиентов.
Это заготовка для согласования задачи, а не готовая настройка CRM.

1. РЕЗУЛЬТАТ И ГРАНИЦЫ
Какую форму подключаем: [страница и название формы]
Какая CRM уже используется: [название и версия, если известны]
Что создаём: [лид, сделку или другую согласованную запись]
Кто будет пользоваться результатом: [роль]
Что пока не делаем: [например, перенос старой базы]
Ожидаемый результат: [где менеджер увидит новую заявку и следующий шаг]

2. ПОЛЯ И ИСТОЧНИКИ
Для каждого поля укажите:
[поле формы] -> [поле CRM] -> [обязательность] -> [что делать, если пусто]

Условный пример:
Номер телефона -> телефон контакта -> обязателен -> показать ошибку в форме.
Выбранная услуга -> интересующая услуга -> необязательна -> «не выбрана».

Отдельно согласуйте:
Страница отправки: [куда сохраняется]
Источник обращения и UTM-метки: [какие нужны и куда сохраняются]
Дата и время: [источник времени и часовой пояс]
Какие сведения не передаём: [перечень]
Как фиксируется согласие, если оно требуется: [согласованное правило]

3. ОТВЕТСТВЕННЫЙ И СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ
В какую воронку и на какой этап попадает заявка: [правило]
Кто назначается ответственным: [роль или правило распределения]
Что происходит, если сотрудник недоступен: [резервный порядок]
Кто следит за заявками без назначенного сотрудника: [роль]
Какое действие требуется после получения: [действие]
Когда и кто замечает, что действие не выполнено: [правило]

4. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ И ПОВТОР
Когда сайт сообщает об успешной отправке: [проверяемое условие]
Где находится сохранённая заявка до передачи в CRM: [место или вопрос]
Как связываем отправку формы с записью в CRM: [идентификатор]
Что делаем при двойном нажатии или повторе после потери ответа: [правило]
Как отличаем повтор отправки от новой заявки того же клиента: [правило]
Если контакт уже существует: [создаём обращение / связываем / другой порядок]

5. ОШИБКИ И РУЧНОЕ ПРОДОЛЖЕНИЕ
Что видит посетитель, если данные не удалось сохранить: [сообщение]
Что происходит при временной недоступности CRM: [согласованный порядок]
Где остаётся заявка и кто видит ошибку передачи: [место и роль]
Кто получает уведомление: [роль и канал без секретов]
Какие ошибки повторяем автоматически и когда прекращаем: [правило]
Как продолжить вручную и затем сверить записи: [порядок]
Как проверить, что после повтора не появились лишние записи: [проверка]

6. ДОСТУПЫ И ХРАНЕНИЕ
Кто предоставляет доступ к сайту и CRM: [роли]
Какие минимальные действия нужны интеграции: [перечень]
Кто владеет аккаунтами и отзовёт доступ при необходимости: [роль]
Как передаются секреты: [защищённый способ, сами секреты сюда не вставлять]
Где хранятся заявки и технические журналы: [согласованные места]
Кто имеет доступ, каковы сроки хранения и удаления: [правила или вопросы]

7. КАК ПРИНИМАЕМ РАБОТУ
Проверяем на вымышленных данных. Для каждого случая фиксируем:
[действие] -> [ожидаемый результат] -> [где проверяем] -> [кто подтверждает]

Случаи для согласования:
- Обычная заявка: поля и источник попали в согласованную запись CRM.
- Пустое обязательное поле: понятная ошибка, успешная отправка не показана.
- Двойное нажатие: один экземпляр обращения по согласованному правилу.
- Ответ потерялся: повтор не создаёт лишнее обращение.
- Тот же клиент обратился с новой задачей: новая заявка обработана отдельно.
- CRM временно недоступна: сработал согласованный резервный порядок.
- Связь восстановилась: заявки сверены, пропуски и лишние записи проверены.
- Ответственный недоступен: заявка остаётся видимой по резервному правилу.
- Отправка с телефона: форма, подтверждение и переходы работают.

8. ЗАПУСК И ПЕРЕДАЧА
Кто проверяет результат до запуска: [роли]
Когда и кто разрешает запуск: [решение]
Как вернуться к прежнему порядку, если запуск не удался: [порядок]
Что получает команда: [инструкция, доступы, способ проверки ошибок]
Кто отвечает за дальнейшее обслуживание: [роль и согласованный объём]
Какие расходы сервисов нужно согласовать: [перечень без выдуманных сумм]
Открытые вопросы: [вопрос -> кто уточняет -> когда возвращаемся к решению]

Помощь с интеграцией: https://dalshe-studio.ru/services/automation/
Можно прийти с одним примером заявки. Готовое ТЗ для первой встречи не нужно.