Поставщики прислали пять разных прайсов. Как сравнить их без вечера в Excel

Пять поставщиков ответили на одну заявку, но сравнить их предложения сразу не получается. Один прислал Excel, другой — PDF, третий написал цены в сообщении. Названия товаров отличаются, где-то цена за штуку, где-то за коробку, а доставку нужно искать в примечании.

Задачу можно решить так: вы передаёте системе список нужных товаров и предложения поставщиков, а на выходе получаете общую таблицу с сопоставимыми суммами. Отдельно — короткий список вопросов, которые требуют вашего решения. Сбор строк, пересчёт упаковок и подготовку сравнения выполняет автоматизация.

Ниже — пример того, как может работать такое решение. Это предлагаемый сценарий, а не рассказ о внедрении у клиента студии.

Что получает человек вместо пяти разных файлов

В итоговой таблице каждая позиция из вашей заявки сопоставлена с предложениями поставщиков. Рядом видны количество к покупке, стоимость с доставкой, срок и причина, по которой вариант подходит или требует уточнения. Из строки можно открыть исходное предложение.

Покажем на учебном примере. Нужны 100 изделий конкретной модели в течение трёх дней. Заказ состоит только из этой позиции. Цены вымышлены и указаны на одинаковых налоговых условиях; кроме названной доставки, других доплат нет.

• Поставщик А: 46 рублей за штуку, доставка 800 рублей, срок два дня. Система считает итог: 5 400 рублей, подходит.
• Поставщик Б: 420 рублей за упаковку из 10 штук, доставка 1 500 рублей, срок два дня. Нужно 10 упаковок: 5 700 рублей, подходит.
• Поставщик В: 2 100 рублей за коробку из 50 штук, доставка 700 рублей, срок десять дней. Две коробки: 4 900 рублей, не подходит по сроку.
• Поставщик Г: 44 рубля за штуку с доставкой, срок два дня, но другой индекс модели. Результат: нужно проверить, тот ли это товар.
• Поставщик Д: 48 рублей за штуку с доставкой, срок два дня. Итог: 4 800 рублей, подходит.

Сотрудник видит, что Д выгоднее А при заданных условиях, хотя цена за штуку у Д выше. А предложение Г попадает в список вопросов: низкая цена пока ничего не решает, потому что модель не подтверждена.

Как устроить автоматическое сравнение

1. Собрать предложения в одном месте

Поставщики могут продолжать присылать привычные файлы. Для первой версии достаточно выбрать один способ передачи: например, сотрудник складывает предложения в согласованную папку вместе со списком нужных товаров.

Система сохраняет поставщика, дату и источник каждого предложения. Повторная загрузка того же файла не должна создавать дубли, а новая версия прайса должна отличаться от предыдущей.

2. Извлечь цены и условия

Из файлов нужно получить одинаковые поля: название, артикул, характеристики, единицу продажи, размер упаковки, цену, доставку, наличие и срок. Исходный документ остаётся доступным для проверки.

Часть этой работы можно собрать на стандартных инструментах. Например, Extract From File в n8n поддерживает извлечение данных из CSV, XLS, XLSX и PDF. Как конкретный инструмент справится с вашими таблицами и примечаниями, проверяют на образцах файлов.

Если доставка не найдена, в результате должно появиться «уточнить», а не ноль. Если не удалось определить размер упаковки, расчёт этой строки нельзя выдавать за готовый.

3. Сопоставить одинаковые товары

Основа сравнения — ваша заявка: модель или артикул производителя, важные характеристики и количество. Система ищет соответствующие позиции в каждом предложении.

Если артикулы и структура одинаковые, может хватить обычного объединения таблиц. Для похожих названий есть инструменты поиска совпадений: например, нечёткое сопоставление текстовых столбцов в Power Query. ИИ также можно проверить на выделении характеристик из нестандартных описаний.

Но похожее название не доказывает, что изделия одинаковые. Размер, материал, комплектацию и допустимость замены проверяют по согласованным правилам. Предполагаемый аналог система показывает отдельно, вместе с исходным фрагментом, — сотрудник подтверждает его или отклоняет.

4. Посчитать реальный заказ

Автоматизация пересчитывает упаковки и учитывает нужное количество. Если необходимо 105 изделий, а в неделимой коробке 50, получится три коробки: 150 купленных штук и 45 лишних. Эти сведения должны быть видны рядом с итоговой суммой.

Доставка, минимальный заказ и срок применяются по условиям предложения. При закупке нескольких позиций общую доставку нельзя целиком прибавлять к каждой строке: для сравнения корзин заранее задают отдельное правило.

Разные валюты или налоговые условия отмечаются для приведения к согласованной базе расчёта. Недостающие условия система не придумывает.

5. Выдать сводку и вопросы

На выходе — сравнение подходящих предложений и отдельный список исключений: другая модель, неясная упаковка, неизвестная доставка, просроченная цена. Сотрудник проверяет эти вопросы и выбирает поставщика.

Отправку заказа можно оставить человеку. Уже на этом этапе система решает самостоятельную задачу: готовит данные для выбора и показывает, где им пока нельзя доверять.

Как изменится работа на практике

До автоматизации сотрудник открывает каждый прайс, переносит строки, ищет совпадения, считает упаковки и возвращается к файлам за условиями доставки. При новом предложении часть работы приходится повторять.

В описанном процессе он передаёт файлы, получает готовую к проверке сводку и разбирает исключения. При обновлении предложения система пересчитывает сравнение, сохраняя связь с источниками.

Конкретную экономию времени нужно измерить на ваших документах. Если проверка и исправление результата занимают столько же времени, сколько ручное сравнение, решение ещё не выполняет свою задачу.

С чего начать такое решение

Для первой проверки возьмите одну товарную группу, несколько обезличенных предложений и сравнение, которое сотрудник уже проверил вручную. Среди примеров должны быть разные упаковки, похожие модели и пропущенные условия.

По этим материалам можно проверить извлечение данных, совпадения товаров, арифметику и обработку исключений. Затем сравнить время на привычную работу и на проверку сводки. Если простой таблицы с правилами достаточно, усложнять решение не нужно. Выбор подхода подробнее разобран в статье когда бизнесу нужен ИИ, а когда достаточно автоматизации.

Если вы регулярно сводите прайсы вручную, на бесплатной первой встрече в студии «дальше.» обсудим ваши входящие документы и нужный результат. Для начала достаточно обезличенных примеров без паролей и закрытых данных. Посмотрите автоматизацию рабочих процессов или опишите задачу через форму ниже. Состав и стоимость дальнейшей работы согласуем отдельно.